Proje Nedir?
Hibe proje destekleri, destek veren kurumun belirli bir amaç dahilinde gerçekleştirmesi gereken işleri farklı bir kurum / STK’ya devretmesidir. Proje hibe destekleri STK veya kişilere verilen karşılıksız yardımlar değildir. Söz konusu destekler şartlı bağışlar olup sözleşmede taahhüt edilen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi dışında kullanılamaz. Projeler, destek veren kurumun ilan ettiği / belirttiği usul - esaslara göre uygulanır. Tüm harcama ve raporlamalar bu usul ve esaslarda yer alan yönergeler doğrultusunda gerçekleştirilir.Proje;
Belirli bir zaman diliminde; Belirli bir bütçe ile belirli bir amaca ulaşmak ve bu amaç doğrultusunda sonuçlar elde etmek üzere; mali, fiziki ve beşeri kaynakların bir araya getirildiği planlanmış faaliyetler bütünüdür. Projeler 5N ve 3K prensibi üzerine kurgulanmalıdır:
Bir projenin fikir olarak doğuşundan hazırlanmasına, analizine, onaylanmasına, uygulanması ve değerlendirilmesine kadar geçen sürece PROJE DÖNGÜSÜ, bu döngü çerçevesinde yapılan faaliyetlerin bütününe ise PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ denmektedir.
Proje; bir ihtiyaç durumundan dolayı ortaya çıkar ve söz konusu ihtiyacın karşılanmasına yönelik olarak tasarlanır. Tasarım aşamasında yukarıda bahsedilen 5N 3K prensiplerinin proje üzerinde kurgulanabilmesi için de “Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı” metodu kullanılır.
Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı
Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı 7 adımdan oluşan ve projelerin planlanması ve uygulanması için geliştirilmiş bir çalışma metodudur.
Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı bir projenin neden yapılması gerektiğini, neyi başarmasını hedeflendiğini, başarıya hangi yollardan ulaşılacağını, başarıya ulaşmada hangi dışsal koşulların etkin olduğunu, başarının ölçülmesinde kullanılacak göstergeleri, ölçütleri ve bunlarla ilgili bilginin nereden bulunacağını belirlemek üzere kullanılan bir yöntemdir.
Projelere hibe desteğinde bulunan kurumlar farklı şablonlar kullansalar da temelde tüm projeler Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı üzerine hazırlanır ve değerlendirilerek uygulanır.
Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı
Adım:1
Projenin ne için gerçekleştirildiği
(Proje Amacı)
Adım: 2
Projenin neyi başarmasının beklendiği
(Göstergeler)
Adım: 3
Projenin bunu nasıl başaracağı
(Faaliyetler ve Araçlar)
Adım: 4
Projenin başarısı için hangi dışsal faktörlerin önemli olduğu
(Varsayımlar)
Adım: 5
Projenin başarısının değerlendirilmesi için gerekli bilginin nereden bulunacağı
(Objektif Doğrulama Kaynakları)
Adım: 6
Projenin maliyetinin ne olacağı
(Bütçe)
Adım: 7
Projenin başlayabilmesi için hangi unsurların ya da şartların gerçekleştirilmesi gerektiği
(Ön Koşullar)
Proje fikrinin Mantıksal Çerçeve Yaklaşımına göre hazırlanarak Matrise doğru bir şekilde aktarmak için 5 Analiz ve 2 Planlama çalışmasının yapılması gerekmektedir.
Analiz Çalışmaları:
- Mevcut Durum Analizi,
- Sorun Analizi,
- Paydaş Analizi,
- Hedef Analizi,
- Strateji Analizi
Planlama Çalışmaları:
- Faaliyet ve Zaman Planlaması,
- Bütçe Planlaması
Analiz Çalışmaları
Mevcut Durum Analizi: Projenin gerçekleştirilebilmesi için gerekli tüm verilerin toplandığı ve incelendiği aşamadır. Aynı zamanda yerel politika ve stratejilerin incelenmesi; toplumsal, politik, ekonomik, yasal ve kurumsal durumların incelenmesi ile (varsa) daha önce yapılan çalışmaların incelenmesi bu aşamada gerçekleştirilmelidir.
Sorun Analizi: Sorun analizi, mevcut durumun olumsuz yönlerini belirlemeye ve mevcut sorunlar arasında neden - sonuç ilişkisi kurmaya yarar. Bu aşamada; hedef grupların ve nihai yararlanıcıların karşılaştıkları sorunlar tanımlanır. Bu sorunlar bir ağaç yapısı halinde sebep - sonuç etkileri yansıtılacak şekilde görselleştirilir. Sorun analizi yapılırken sorunun tarafı olan paydaşlar bir araya gelerek beyin fırtınası veya buna benzer yöntemlerle önemli sorunları belirtmelidirler.
Örnek Sorun Ağaç Yapısı Şablonu:
Örnek bir sorun ağacı
Paydaş Analizi:
Paydaş: Proje ile ilişkisi olan kişiler, gruplar, kurum ve kuruluşlardır.
A) Proje Sahibi Kurum / Kişi (Projeyi hazırlayan)
B) Proje Ortakları (Proje konusu ile ilgilenen ve proje sorumluluğunu paylaşan kurum / kuruluşlar)
C) Hedef Gruplar (Projenin gerçekleştirilmesinden doğrudan ve olumlu etkilenen grup veya gruplar. Proje bu gruplar için yapılmaktadır)
D) Nihai Yararlanıcılar (Projeden dolaylı olarak ve uzun vadede etkilenecekler)
Paydaşları Belirlemede Kullanılabilecek Kılavuz Sorular:
- Bu sorundan en çok kim etkileniyor?
- Bu sorunun çözümünden en çok kim etkilenecek?
- Bu çözüme kimler katkıda bulunabilir?
- Süreç içerisinde kimlerle çalışılmalıdır?
- Her bir paydaşın proje ile ilgisi nedir?
- Paydaşların sürece katkıları nelerdir?
Hedef Analizi:
Hedef analizi, sorun analizinde tanımlanan sorunlar tamamen ortadan kaldırıldığında gelecekteki durumun resmedilmesidir. Hedefler arasında “amaç - araç” ilişkisini ortaya koyan hiyerarşinin görselleştirilmesidir. Sorun ağacında yer alan olumsuz durumlar, arzu edilen ve gerçekçi olumlu durumlar olarak ifade edilen çözümlere dönüştürülür.
Hedef analizi, yapılacak müdahale ile gelecekte ortaya çıkacak durumun sergilenmesi amacıyla kullanılır.
Strateji Analizi: Arzu edilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak müdahale yönetimini tanımlamaktır. Bu süreç, kurgulanacak projenin hangi hedefleri gözeteceğine ve hangilerinin dışlanacağına karar verme sürecidir. Süreç sonunda projenin genel ve özel amaçları da belirlenmiş olur.
Strateji Analizi ile Proje Amacının oluşturulması:
Adım 1: Proje amacı için aşağıdaki soruları cevaplayalım:
Faaliyet: Projenin amacına ulaşması ve istenilen dönüşümün sağlanması için, gerekli olan sonuçlara ulaşmak üzere yapılması gereken bütün işlerdir.
Eğer faaliyetler iyi planlanır ve uygulanırsa beklenen etkiler oluşturulabilecek, bunlar da amaca ulaşılmasına katkıda bulunacaktır.
Örnek:
Faaliyet - Zaman Planlaması: Tasarlanmış faaliyetlerin tamamlanma sürelerini, diğer ana ya da alt faaliyetlerle olan ilişkilerini, hangi faaliyetten önce, bir arada ya da sonra yapılması gerektiğini ve kimin tarafından yapılacağını görmek üzere yapılan planlamadır.
Faaliyet - Zaman Planlaması;
Bunu yaparken gereksiz detaylardan kaçınmak ancak sorumluların tayin edilebilmesi için gerekli ayrıntılara sahip olmak gerekmektedir.
Örnek:
Faaliyet:
1) Proje ofisinin oluşturulması
Alt Faaliyetler:
1.1) İhale ve doğrudan temin yoluyla satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi
1.2) Makine ve ekipman montajı
1.3) Makine ve ekipmanın test edilerek hizmete alınması
Detaylandırmadan sonra ortaya çıkan faaliyetlerin birbirleri ile öncelik ilişkilerinin sıralanması gerekmektedir. Bu sıralama bir faaliyetin hangi faaliyeti izleyeceği, bağımlılık var ise hangi faaliyet tamamlanmadan başlayamayacağı ya da tamamlanamayacağını gösterir.
Her bir faaliyetin uygulama süresi, konusunda uzmanlığı olan kişilerce belirlenerek daha önce ortaya konulan öncelik ilişkileri çerçevesinde başlama zamanları tespit edilmelidir.
Örnek Faaliyet - Zaman Plan Şablonu:
Bütçe Planlaması: Bütçe planlaması, kurgulanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesine dayanak oluşturur ve proje maliyeti ile finansman kaynaklarının belirlenmesine kolaylık sağlar.
Genel Esaslar:
Bütçe İçin Uygun Olan Giderler:
Proje hazırlama aşamasında çağrı kılavuzlarının ilgili kısımları dikkatle incelenmelidir.
Ulusal ve Uluslararası pek çok hibe programı ile Kalkınma Ajansları tarafından kullanılan bütçe tabloları büyük ölçüde birbirlerinin benzeridir.
Böyle bir proje bütçesi aşağıdaki üç ana tabloyu içerir:
1) Faaliyet Bütçesi (Faaliyet analizinde ortaya çıkan harcamalar)
2) Beklenen Finansman Kaynakları (İlgili harcamanın öz kaynaklarla mı hibe desteğiyle mi yapılacağı)
3) Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi (Harcama - faaliyet eşleştirmesi)
Strateji Analizi: Arzu edilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak müdahale yönetimini tanımlamaktır. Bu süreç, kurgulanacak projenin hangi hedefleri gözeteceğine ve hangilerinin dışlanacağına karar verme sürecidir. Süreç sonunda projenin genel ve özel amaçları da belirlenmiş olur.Strateji Analizi ile Proje Amacının oluşturulması:
Adım 1: Proje amacı için aşağıdaki soruları cevaplayalım:
- Kim Yapacak?
- Kim Yararlanacak?
- Nasıl Bir Toplumsal Dönüşüm Oluşturulacak?
- Marmara Ata Sporları Federasyonu
- Marmara Ata Sporları Federasyonu’na üye dernekler
- Üye Derneklerin, kurumsal işleyiş konusunda kapasitelerini arttırmaları ve daha etkin çalışabilmeleri sağlanacak
Faaliyet ve Zaman Planlaması:
Faaliyet: Projenin amacına ulaşması ve istenilen dönüşümün sağlanması için, gerekli olan sonuçlara ulaşmak üzere yapılması gereken bütün işlerdir.
- Her faaliyet “somut” bir işi tanımlar.
- Bu işlemler birer çıktı (sonuç, etki, ürün) oluşturur.
- Bu çıktılar aracılığı ile faaliyetler istenilen dönüşümü sağlar.
- Faaliyetler bir projenin süresini ve bütçesini oluşturmak için gereken en önemli adımdır.
- Faaliyetler kesinlikle projenin amacı değildir. Amaca ulaşmak için gerekli etkiyi oluşturmak için uygun araçlardır.
Eğer faaliyetler iyi planlanır ve uygulanırsa beklenen etkiler oluşturulabilecek, bunlar da amaca ulaşılmasına katkıda bulunacaktır.
Örnek:
- Bir Gençlik ve Ata Sporları Merkezi projesinde amaç “Gençlik ve Ata Sporları Merkezi oluşturulması” değildir.
- Gençlik ve Ata Sporları Merkezinin oluşturulması bir takım kiralama, satın alma, tadilatlar ve etkinlikler gibi alt faaliyetleri bulunan bir ana faaliyet koludur.
- Burada proje amacı “Bölgede yaşayan genç nüfusa kaliteli hizmet sunabilmek ve onlara sosyalleşebilecekleri ve yaygın eğitim alabilecekleri doğru alanlar oluşturabilmektir” şeklinde olmalıdır.
Faaliyet - Zaman Planlaması: Tasarlanmış faaliyetlerin tamamlanma sürelerini, diğer ana ya da alt faaliyetlerle olan ilişkilerini, hangi faaliyetten önce, bir arada ya da sonra yapılması gerektiğini ve kimin tarafından yapılacağını görmek üzere yapılan planlamadır.Faaliyet - Zaman Planlaması;
- Faaliyetleri uygulanabilir alt detaylara böler
- Faaliyetlerin sırası, önceliği ve süresini belirler
- Uygulama aşaması için önemli noktaları belirler
- Uygulama ve yönetim sorumluluklarını ve sorumlularını tayin eder
Bunu yaparken gereksiz detaylardan kaçınmak ancak sorumluların tayin edilebilmesi için gerekli ayrıntılara sahip olmak gerekmektedir.
Örnek:
Faaliyet:
1) Proje ofisinin oluşturulması
Alt Faaliyetler:
1.1) İhale ve doğrudan temin yoluyla satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi
1.2) Makine ve ekipman montajı
1.3) Makine ve ekipmanın test edilerek hizmete alınması
Detaylandırmadan sonra ortaya çıkan faaliyetlerin birbirleri ile öncelik ilişkilerinin sıralanması gerekmektedir. Bu sıralama bir faaliyetin hangi faaliyeti izleyeceği, bağımlılık var ise hangi faaliyet tamamlanmadan başlayamayacağı ya da tamamlanamayacağını gösterir.
Her bir faaliyetin uygulama süresi, konusunda uzmanlığı olan kişilerce belirlenerek daha önce ortaya konulan öncelik ilişkileri çerçevesinde başlama zamanları tespit edilmelidir.
Örnek Faaliyet - Zaman Plan Şablonu:
Bütçe Planlaması: Bütçe planlaması, kurgulanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesine dayanak oluşturur ve proje maliyeti ile finansman kaynaklarının belirlenmesine kolaylık sağlar.Genel Esaslar:
- Bütçe süresi proje süresi ile sınırlıdır
- Bütçeye aktarılan her türlü gider yapılacak faaliyetlerle ilgili olmalıdır.
- Bütçeye aktarılan giderler sadece istenilen hibe tutarını değil, projeyle ilgili tüm giderleri kapsamalıdır.
- Bütçenin zaman dağılımının faaliyet planına uygun olması gerektiği unutulmamalıdır.
- Bütçeye yazılan her tutar gerçekçi olmalı, hibe tutarını arttırabilmek için bu tutarlar şişirilmemelidir.
- Bütçeye aktarılan her giderin kullanım aşamasında belgelendirilmesi gerektiği unutulmamalıdır.
- Bütçe oluşturulurken yazılan tutarlar vergiler dahil brüt tutarlar olmalıdır.
Bütçe İçin Uygun Olan Giderler:
- Normal piyasa rayiçleri ile personel giderleri (maaşlar + sosyal güvenlik)
- Seyahat ve yolluk giderleri
- Donanım ve hizmetler
- Sarf malzemeleri ve gereçler
- Alt sözleşme (taşeron ödemeleri)
- Yer & araç kiralama
- Projeyle doğrudan bağlantılı giderler (denetim, çeviri, sigorta, fatura ödemeleri v.b)
- Proje bütçesindeki orana bağlı olarak restorasyon & tadilat çalışmaları
- Havale, EFT v.b ödenek transfer ücretleri
- Diğer idari giderler
- Borçlar ve olası kayıplar / borç karşılıkları
- Faiz ödemeleri
- Kur farkından doğan zararlar
- Arazi, bina veya taşıt alımları
- Proje başlamadan önce yapılan harcamalar
- Başka bir kaynaktan finanse edilen kalemler
- Kullanılmış (ikinci el) ekipman & eşya alımları
- Ticari amaçlı üretimde kullanılacak hammaddelerin maliyeti
Proje hazırlama aşamasında çağrı kılavuzlarının ilgili kısımları dikkatle incelenmelidir.
Ulusal ve Uluslararası pek çok hibe programı ile Kalkınma Ajansları tarafından kullanılan bütçe tabloları büyük ölçüde birbirlerinin benzeridir.
Böyle bir proje bütçesi aşağıdaki üç ana tabloyu içerir:
1) Faaliyet Bütçesi (Faaliyet analizinde ortaya çıkan harcamalar)
2) Beklenen Finansman Kaynakları (İlgili harcamanın öz kaynaklarla mı hibe desteğiyle mi yapılacağı)
3) Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi (Harcama - faaliyet eşleştirmesi)